W dzisiejszych czasach fotografowie muszą nosić wiele kapeluszy. Nie tylko musisz robić i edytować zdjęcia, ale także spędzać czas w mediach społecznościowych, reklamować się klientom i nadążać za wszystkimi codziennymi zadaniami administracyjnymi związanymi z prowadzeniem firmy. To wystarczy, by przyprawić o ból głowy nawet najbardziej zorganizowaną osobę. Co więcej, zarządzanie czasem może być czymś, z czym często borykają się kreatywni ludzie.
Jako osoba kreatywna, która szczyciła się swoją produktywnością, dopóki nie założyłem własnej firmy, potrzebowałem wielu prób i błędów, aby dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać swój dzień bez mnóstwa stresu i przytłaczania.
Jeśli masz dość bycia zajętym, ale nie produktywnym, oto kilka pomocnych wskazówek.
Wybierz trzy priorytety na swój dzień
Większość ludzi nie ma pojęcia, jak długo zajmie im dane zadanie. Przeładowują swój kalendarz sprawami do zrobienia, a potem czują się nieadekwatni lub sfrustrowani, gdy nie sprawdzają ich wszystkich pod koniec dnia.
Oczywiście ta wskazówka będzie zależeć od tego, co musisz zrobić. Możesz mieć dzień zdjęciowy lub spędzić cały dzień na edycji i dlatego będziesz skupiony na jednym zadaniu. Jednak prawdopodobnie będziesz mieć również kilka drobnych rzeczy, które musisz wykonać w ciągu jednego dnia, takich jak wysłanie faktury i odesłanie kilku e-maili lub połączeń telefonicznych.
Chodzi o to, że powinieneś skupiać się na trzech priorytetach dziennie i zajmować się nimi w kolejności od najważniejszych.
Ta wskazówka jest również znana jako Zasada trzech z książki Getting Results the Agile Way, i ma to na celu zapobiec przechodzeniu od zadania do zadania bez jasno określonego wyniku.
W regule trzech definiujesz trzy zadania do wykonania w ciągu dnia, trzy zadania na tydzień, a także trzy zadania na miesiąc i rok.
Zacznij każdy dzień od zdefiniowania trzech rzeczy, na których będziesz się skupiać, i upewnij się, że wiesz, jak trzymać się właściwej drogi. Zwróć uwagę na to, ile czasu ci to zajmuje i zwróć uwagę na wzorce, które pojawiają się podczas pracy nad określonymi zadaniami. Dzięki temu uzyskasz więcej informacji, które pomogą Ci udoskonalić strategie zarządzania czasem.
Śledź swój czas
Kiedy zaczynasz wypróbowywać różne techniki zarządzania czasem, pamiętaj, aby śledzić swój czas.
Przez pierwsze półtora roku prowadzenia mojej firmy fotograficznej zapisywałem wszystko, co zrobiłem w ciągu jednego dnia, w małym notatniku, a także, ile czasu mi to zajęło.
Jeśli brzmi to jak bardzo czasochłonna i analna czynność, w rzeczywistości tak nie jest. Sprawdzenie zegarka i sporządzenie notatki składającej się z dwóch lub trzech słów opisujących Twoje zadanie zajmuje naprawdę chwilę.
Co więcej, możesz użyć aplikacji do śledzenia czasu, takiej jak Hours Tracker.
Informacje, które uzyskujesz dzięki śledzeniu czasu, są złote.
Jeśli okaże się, że spędzasz dużo czasu na wykonywaniu pewnych zadań, które nie są całkowicie konieczne, możesz podjąć kroki w celu skrócenia czasu na nie poświęcanego lub całkowitego ich wyeliminowania.
Na przykład, jeśli myślisz, że spędzasz tylko pół godziny dziennie na surfowaniu w Internecie, może się okazać, że nieustannie zaglądasz do króliczej nory i zbliża się to do dwóch godzin.
Użyj kalendarza online, aby zaplanować bloki czasowe
Jednym z najskuteczniejszych sposobów na zwiększenie produktywności jest praca w blokach czasowych i planowanie ich w kalendarzu online, takim jak Google.
Organizowanie harmonogramu zamiast pracy na podstawie listy rzeczy do zrobienia pomaga zachować dyscyplinę i porządek w zadaniach.
Poświęcasz określone okna czasowe na swoje zadania, czyniąc je w ten sposób priorytetem i jedynym celem w tym czasie. Pomaga zminimalizować rozproszenia i obciążenie psychiczne związane ze zmianą zadań.
Użyj kalendarza online, aby zaplanować swoje zadania jako wydarzenia niepodlegające negocjacjom. Jeśli robiłeś to w sposób analogowy - pisałeś listy rzeczy do zrobienia lub prowadziłeś papierowy dziennik - korzystanie z kalendarza online może okazać się znacznie bardziej efektywne.
Kalendarz online może pomóc w planowaniu spotkań i wysyłaniu powiadomień do zaproszonych osób. Możesz tworzyć wydarzenia cykliczne w kalendarzu online, ustawiać przypomnienia i mieć dostęp do kalendarza z wielu urządzeń.
Pamiętaj, aby zaplanować przerwy w kalendarzu. To naprawdę zły pomysł, aby siedzieć przed ekranem komputera przez cały dzień i nie wstawać regularnie, aby się rozciągnąć, zjeść porządny posiłek lub po prostu poświęcić kilka minut na odpoczynek.
Użyj systemu CRM
Jest tak wiele aplikacji i narzędzi zwiększających produktywność, które pomagają ludziom lepiej zarządzać czasem, projektami i życiem. Być może nawet używasz już niektórych z nich.
Jeśli jednak nie korzystasz jeszcze z systemu CRM (zarządzania relacjami z klientami), możesz przegapić niezwykle pomocne narzędzie, które może wyeliminować konieczność posiadania kilku aplikacji do różnych zastosowań.
System CRM to narzędzie do zarządzania klientami i budowania relacji, które pomoże Ci śledzić klientów i projekty. Możesz na przykład zapisać daty ostatniej komunikacji z klientem i ustawić przypomnienie o dalszych działaniach.
Jednak większość CRM oferuje o wiele więcej, w tym narzędzia księgowe i możliwości pisania umów.
Używam i polecam Dubsado, czyli system CRM dla kreacji. Możesz tworzyć markowe kontrakty, które możesz wysyłać do podpisu elektronicznego, wysyłać wiadomości e-mail bezpośrednio z interfejsu użytkownika i śledzić wszystkich swoich potencjalnych klientów i klientów w przyjemnym wizualnie i łatwym w nawigacji systemie. Integruje się nawet z Twoim kalendarzem Google.
Jeśli używasz oprogramowania do podpisywania umów, takiego jak Hello Sign lub Adobe, możesz uzyskać tę samą funkcję w Dubsado z wszystkimi innymi korzyściami za podobną cenę.
Inne opcje to Nutshell i Insightly.
Wielozadaniowość Nix
Badanie jest w: wielozadaniowość jest mocno przeceniana.
Wielozadaniowość jest zwykle postrzegana pozytywnie, ale najnowsze badania pokazują, że jest ona szkodliwa dla produktywności i jakości pracy.
Wysoka jakość pracy zależy od tego, ile czasu poświęcasz na zadanie i od intensywności skupienia. Jeśli możesz zwiększyć koncentrację, możesz zrobić więcej w krótszym czasie.
Praca nad kilkoma zadaniami naraz obciąża mózg. Kiedy pracujesz nad kilkoma rzeczami naraz, zmieniasz funkcje umysłowe, co kończy się efektem odwrotnym do zamierzonego.
Według Glorii Mark, badaczki i autorki Wielozadaniowość w erze cyfrowej, przeciętny pracownik wiedzy zmienia zadania co trzy minuty. Po rozproszeniu uwagi wznowienie pierwotnego zadania może zająć prawie pół godziny. To 30 zmarnowanych minut, ponieważ sprawdziłeś pocztę i odpowiedziałeś na wiadomość.
Nic dziwnego, że przeciętny pracownik pracuje przez trzy godziny z typowego ośmiogodzinnego dnia pracy - nawet jeśli nie patrzy ciągle na Instagram lub Facebook.
Odłóż swoje urządzenia
Jak więc widzisz, jednym z największych sposobów zrujnowania Twojej produktywności jest ciągłe sprawdzanie poczty e-mail i mediów społecznościowych przez cały dzień. Te sekundy lub minuty mogą dodać do ogromnej ilości zmarnowanego czasu i zrujnować koncentrację na zadaniach.
Odłóż telefon, zamknij okno przeglądarki z otwartą skrzynką odbiorczą i skoncentruj się na zadaniu, które masz przed sobą.
Zdecyduj kilka razy dziennie, kiedy będziesz sprawdzać i odpowiadać na e-maile i posty na Instagramie i trzymać się tego.
Kiedy połączyłem to z blokowaniem czasu, byłem zdumiony rezultatem. Dosłownie osiągnąłem trzy razy więcej w ciągu dnia niż robiłem, gdy po prostu przechodziłem od zadania do zadania, odpowiadając na każdy tekst i e-mail w miarę ich otrzymywania.
Wypróbuj metodę Pomodoro
Technika Pomodoro to niezwykle popularne narzędzie do zarządzania czasem, zaprojektowane tak, aby zapewnić jak największą produktywność.
W tej metodzie zarządzania czasem wybierasz zadanie, które chciałbyś wykonać i ustawiasz licznik czasu na 25 minut, aby pracować skoncentrowaną i bez zakłóceń.
Możesz to zrobić przez 25 minut, prawda?
Gdy dzwoni minutnik, zrób sobie krótką przerwę niezwiązaną z pracą, taką jak rozciąganie się lub przekąska.
Po wykonaniu czterech „pomodoros” możesz zrobić dłuższą przerwę, na przykład 20 lub 30 minut. Twój mózg zajmie ten czas, aby przyswoić nowe informacje.
Zarezerwuj jeden dzień na sprawy służbowe i administrację
To kolejny hack zwiększający produktywność, który dla niektórych ludzi działa cuda. Miej jeden dzień w tygodniu, w którym będziesz zajmować się wszystkimi osobistymi sprawami lub załatwiać sprawy administracyjne, lub też jedno i drugie.
Mogą istnieć czynności, które robisz cotygodniowo, takie jak przygotowywanie posiłków lub pranie, które można odłożyć na jeden dzień, pozwalając ci skupić się na zadaniach biznesowych przez resztę tygodnia.
Możesz chcieć odłożyć jeden dzień w tygodniu na zaplanowanie wszystkich spotkań lub wizyt lekarskich. Alternatywnie możesz zrobić wszystko swojemu administratorowi, jak fakturowanie, księgowość, a nawet planowanie mediów społecznościowych.
Podsumowując
Istnieje wiele technik i narzędzi zarządzania czasem, które mogą pomóc w zwiększeniu produktywności oraz zmniejszeniu stresu i wypalenia.
Nie wszystkie z nich będą działać dla Ciebie, ale są to jedne z najpopularniejszych, które możesz chcieć wypróbować.
Niezależnie od tego, czy jesteś fotografem-hobbystą, czy profesjonalistą, istnieje duże prawdopodobieństwo, że każdego dnia masz mnóstwo zajęć.
Znalezienie sposobów na zwiększenie wydajności może w końcu wydłużyć Twój dzień, a nawet pomóc Ci lepiej spać.